organiser · 29 settembre 2026 · Di Simon Berriman, Fondatore di Caddie Live

L'AGM della Golf Society: Agenda, Ruoli e Cosa Decidere

L'AGM della Golf Society: Agenda, Ruoli e Cosa Decidere

La maggior parte degli AGM delle golf society sono una delle due cose. O nessuno si presenta e tre persone prendono ogni decisione in un angolo di un bar, oppure tutti si presentano e due ore svaniscono in una discussione su se la giornata in trasferta debba essere a maggio o giugno.

Entrambi i casi sono evitabili. Un AGM ha un compito preciso: chiudere la stagione appena conclusa, risolvere le poche decisioni che plasmeranno la prossima e assicurarsi che le persone che fanno il lavoro abbiano concordato di continuare a farlo. Un'ora è più che sufficiente se sai quali decisioni sei lì per prendere.

Questa guida è l'ordine del giorno. Se stai creando una società piuttosto che gestirne una, inizia con la nostra guida completa per avviare una golf society — l'AGM arriva dopo.

Quando tenerlo

Da fine ottobre a inizio dicembre, una volta che l'ultima partita della stagione è stata giocata e prima che qualcuno prenoti le vacanze primaverili.

Quel tempismo non è arbitrario. Le decisioni che prendi all'AGM — quote, date, sedi — devono essere risolte prima che i membri si impegnino altrove per l'anno. Un AGM a febbraio è troppo tardi: i campi più popolari sono già prenotati, le buone date sono già occupate e trascorri la stagione a lavorare attorno a scelte che non hai potuto fare. Tienilo mentre la stagione è fresca abbastanza da essere rivista onestamente e abbastanza presto da poter agire.

Abbinatelo a qualcos'altro. Un AGM aggiunto alla fine della serata di presentazione ottiene tre volte la partecipazione di uno programmato da solo, perché le persone sono già nella stanza.

Chi deve essere presente

Ogni membro pagante ha diritto di partecipare. In pratica, otterrai tra un terzo e la metà di loro, e va bene — ciò che conta è che la riunione sia stata annunciata correttamente e sia aperta, non che tutti siano venuti.

Dai almeno due settimane di preavviso, per iscritto, con l'agenda allegata. "Scrittura" significa il canale che i tuoi membri leggono realmente; per la maggior parte delle società, è email più un messaggio nella chat di gruppo. Il periodo di preavviso conta meno come formalità e più come punto di equità: nessuno dovrebbe poter dire che una decisione è stata presa mentre non stava guardando.

Stabilisci un quorum nelle tue regole — il numero minimo che deve partecipare affinché le decisioni siano vincolanti. Un terzo dei membri, o dieci persone, a seconda di quale sia il più piccolo, funziona per la maggior parte delle società. Senza uno, quattro persone in un pub possono aumentare le quote per quaranta.

L'agenda

Ecco un ordine che funziona, con tempistiche approssimative per una riunione di un'ora.

1. Scuse e verbale dell'anno scorso (5 min). Chi ha inviato scuse e qualcuno obietta al verbale della riunione dell'anno scorso? Questa è una formalità e dovrebbe essere trattata come tale.

2. La revisione della stagione da parte del capitano (10 min). Cosa è successo, cosa è andato bene, cosa non ha funzionato. Mantienilo onesto — una revisione che dice che tutto è stato meraviglioso non insegna nulla a nessuno. Nomina le cose che devono essere sistemate: il campo che ti ha deluso, il formato che nessuno ha gradito, il giorno che ha perso soldi.

3. I conti (10 min). Cosa è entrato, cosa è uscito, cosa c'è in banca ora. Circola i numeri prima della riunione in modo che le persone possano leggerli correttamente invece di strizzare gli occhi su un proiettore. Il tesoriere dovrebbe essere in grado di rispondere a tre domande: siamo solvibili, qualche evento ha perso soldi e cosa stiamo tenendo per la prossima stagione?

4. Quote e tasse di iscrizione per la prossima stagione (10 min). La decisione più probabile a generare discussione, quindi dedicagli tempo reale. Coperto in dettaglio qui sotto.

5. Il calendario delle gare (10 min). Date e sedi per la prossima stagione, o almeno la sua struttura. Anche questo è coperto qui sotto.

6. Funzionari (10 min). Chi farà cosa l'anno prossimo.

7. Varie ed eventuali (5 min). Limitalo. "Varie ed eventuali" è dove le riunioni vanno a morire — prendi gli argomenti in anticipo così sai cosa aspettarti e parcheggia qualsiasi cosa che richieda una vera riflessione per il comitato piuttosto che risolverla dal vivo alle 21:40.

Le decisioni che valgono davvero la pena di essere prese

Tre cose necessitano di una decisione all'AGM. Tutto il resto può essere delegato.

Quote e tasse di iscrizione

Qualcuno deve dire ad alta voce quanto costa essere un membro l'anno prossimo e quanto costerà un giorno tipico in aggiunta. Se stai aumentando uno dei due, spiega perché — "le tasse verdi sono aumentate di circa l'otto percento e abbiamo mantenuto le quote ferme per tre anni" è un argomento; "stiamo aumentando di dieci euro" è un annuncio che genera una discussione.

Due numeri, mantenuti separati: la quota annuale (cosa costa l'iscrizione, che tu giochi o meno) e la tassa di iscrizione per evento (cosa costa un giorno). Confonderli è come le società finiscono per sovvenzionare le persone che giocano due volte all'anno a spese di quelle che giocano dodici volte.

Una guida più completa per impostare le quote e le tasse di iscrizione della società arriverà — l'AGM è dove il numero viene concordato, non dove viene elaborato da zero. Porta una proposta.

Il calendario delle gare

Non è necessario avere ogni data e sede fissata all'AGM. Hai bisogno di un accordo sulla struttura: quanti eventi, più o meno quando, quale mix di gare in casa e in trasferta, e se il viaggio in trasferta si farà.

Cosa risolvere in sala: il numero di gare, il mese di ciascuna, il viaggio in trasferta in linea di principio e più o meno quanto costerà. Cosa lasciare al comitato: date esatte, quali corsi, chi prenota cosa. Cercare di scegliere le sedi tramite voto di comitato in un bar è come finire in un campo che nessuno voleva a un prezzo che nessuno ha controllato.

Funzionari

Tre ruoli coprono la maggior parte delle società: qualcuno che la gestisce, qualcuno che tiene i soldi e qualcuno che organizza il golf. Capitano, tesoriere, segretario — o come li chiami. Le società più grandi aggiungono un segretario handicap o un organizzatore di viaggi.

Chiedi esplicitamente se ciascuna persona è disposta a continuare. La modalità di fallimento qui è silenziosa: il segretario che è stato silenziosamente infastidito per un anno non si dimette, semplicemente diventa più lento a rispondere, e ad aprile nessuno sa chi sta prenotando il giorno di giugno. Una domanda diretta all'AGM — "sei felice di continuare?" — offre loro un'uscita elegante e ti dà otto mesi per trovare un sostituto invece di otto giorni.

Se un ruolo cambia, trasferisci le cose reali: l'elenco dei membri, l'accesso al conto, il login a qualsiasi cosa tu gestisca per la società, i contatti del club. Un passaggio che consiste in "è tutto nella mia email" non è un passaggio.

Membri, gare, risultati e classifiche che vivono in un unico posto piuttosto che nella casella di posta di una persona è ciò che rende un passaggio sostenibile. Society Caddie tiene tutto questo, e il nuovo segretario ottiene accesso piuttosto che un progetto di archeologia.

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Scrivilo, poi invialo

Qualcuno prende appunti. Non un verbale — solo le decisioni, chi le ha proposte e il risultato di qualsiasi voto. "Le quote rimangono a £25. Proposto dal tesoriere, approvato all'unanimità." Quattro righe di decisioni battono quattro pagine di discussione.

Invia le note a ogni membro, non solo a quelli che hanno partecipato. Le persone che non sono venute sono quelle che hanno più bisogno di sapere cosa è stato deciso, e una società in cui le decisioni vengono comunicate è una società in cui meno persone sentono che le cose vengono fatte a loro.

Poi metti le date da qualche parte dove i membri possano vederle senza chiedere. Un calendario delle gare che vive nel foglio di calcolo di una persona è un calendario che genera quaranta messaggi "quando è il prossimo?" tra ora e aprile.

Una nota sulla formalità

Le golf society si trovano su uno spettro. A un'estremità, dodici amici che giocano quattro volte all'anno e risolvono tutto in un sondaggio WhatsApp. All'altra, cento membri, una costituzione, un braccio di beneficenza e un vero insieme di conti.

Adatta la formalità alla dimensione. Un'assemblea di dodici persone che tiene un'AGM con mozione e secondo è recitazione. Una società di cento membri che stabilisce le sue quote in una chat di gruppo sta chiedendo una disputa che non può risolvere, perché non c'è un record concordato di ciò che è stato deciso o chi lo ha concordato.

La soglia approssimativa è il denaro e la memoria. Una volta che ci sono abbastanza soldi in movimento che qualcuno potrebbe ragionevolmente chiedere dove siano finiti, o abbastanza membri che non tutti erano nella stanza, vuoi regole scritte e decisioni registrate. Sotto questo, mantienilo leggero.

Cosa fare dopo

Fissa la data ora, prima che l'inerzia della stagione svanisca. Invia il preavviso due settimane prima con l'agenda allegata e i conti circolati. Porta una proposta sulle quote piuttosto che una domanda aperta. Chiedi a ciascun funzionario direttamente se stanno continuando. Scrivi le decisioni e inviale a tutti.

Poi la prossima cosa è il calendario delle gare — e questo è il pezzo che decide se la prossima stagione si gestisce da sola o viene organizzata in un panico ogni mese.

Tutto ciò che un AGM decide — membri, quote, gare, risultati e le classifiche della stagione che ne derivano — è ciò che Society Caddie è stato progettato per tenere in un unico posto. Crea la tua società, inserisci le gare della prossima stagione e condividi un link in modo che i membri possano registrarsi e pagare da soli. Il punteggio del giorno funziona su Caddie Live, e ogni risultato si integra nelle classifiche senza che nessuno debba aggiornare un foglio di calcolo. È gratuito mentre siamo in beta.

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