organiser · 29 septembre 2026 · Par Simon Berriman, Fondateur de Caddie Live

L'AG de la société de golf : Ordre du jour, rôles et décisions à prendre

L'AG de la société de golf : Ordre du jour, rôles et décisions à prendre

La plupart des AG de sociétés de golf sont l'une des deux choses. Soit personne ne vient et trois personnes prennent toutes les décisions dans un coin d'un bar, soit tout le monde vient et deux heures disparaissent dans une dispute sur la question de savoir si la sortie devrait avoir lieu en mai ou en juin.

Les deux situations sont évitables. Une AG a un rôle précis : clore la saison qui vient de se terminer, régler les quelques décisions qui façonneront la suivante, et s'assurer que les personnes qui font le travail ont convenu de continuer à le faire. Une heure est largement suffisante si tu sais quelles décisions tu es là pour prendre.

Ce guide est l'ordre du jour. Si tu mets en place une société plutôt que d'en gérer une, commence par notre guide complet pour créer une société de golf — l'AG vient plus tard.

Quand la tenir

De fin octobre à début décembre, une fois que le dernier tour de la saison est joué et avant que quiconque ne réserve ses vacances de printemps.

Ce timing n'est pas arbitraire. Les décisions que tu prends lors de l'AG — cotisations, dates, lieux — doivent être réglées avant que les membres ne s'engagent ailleurs pour l'année. Une AG en février est trop tard : les parcours populaires sont réservés, les bonnes dates sont prises, et tu passes la saison à travailler autour de choix que tu n'as pas pu faire. Tiens-la pendant que la saison est encore suffisamment fraîche pour être examinée honnêtement et assez tôt pour agir.

Associe-la à quelque chose. Une AG ajoutée à la fin de la nuit de présentation attire trois fois plus de participants qu'une AG programmée seule, car les gens sont déjà dans la salle.

Qui doit être présent

Chaque membre à jour de cotisation a le droit d'assister. En pratique, tu obtiendras entre un tiers et la moitié d'entre eux, et c'est très bien — ce qui compte, c'est que la réunion ait été correctement annoncée et ouverte, pas que tout le monde soit venu.

Donne au moins deux semaines de préavis, par écrit, avec l'ordre du jour en pièce jointe. "Écrit" signifie le canal que tes membres lisent réellement ; pour la plupart des sociétés, c'est un email plus un message dans le groupe de discussion. La période de préavis compte moins comme une formalité que comme un point d'équité : personne ne devrait pouvoir dire qu'une décision a été prise en catimini pendant qu'il ne regardait pas.

Fixe un quorum dans tes règles — le nombre minimum de personnes qui doivent être présentes pour que les décisions soient contraignantes. Un tiers des membres, ou dix personnes, selon ce qui est le plus petit, fonctionne pour la plupart des sociétés. Sans cela, quatre personnes dans un pub peuvent augmenter les cotisations pour quarante.

L'ordre du jour

Voici un ordre qui fonctionne, avec des timings approximatifs pour une réunion d'une heure.

1. Excuses et procès-verbal de l'année dernière (5 min). Qui a envoyé des excuses, et quelqu'un s'oppose-t-il au compte rendu de la réunion de l'année dernière ? C'est une formalité et cela doit être traité comme tel.

2. Le bilan du capitaine sur la saison (10 min). Que s'est-il passé, qu'est-ce qui a bien fonctionné, qu'est-ce qui n'a pas fonctionné. Reste honnête — un bilan qui dit que tout était merveilleux n'apprend rien à personne. Nomme les choses qui doivent être corrigées : le lieu qui t'a déçu, le format que personne n'a apprécié, le jour qui a perdu de l'argent.

3. Les comptes (10 min). Ce qui est entré, ce qui est sorti, ce qu'il y a dans la banque maintenant. Circuler les chiffres avant la réunion pour que les gens puissent les lire correctement plutôt que de plisser les yeux devant un projecteur. Le trésorier devrait être capable de répondre à trois questions : sommes-nous solvables, un événement a-t-il perdu de l'argent, et combien avons-nous pour la saison prochaine ?

4. Cotisations et frais d'inscription pour la saison prochaine (10 min). La décision la plus susceptible de générer des discussions, donc accorde-lui du temps réel. Couvert en détail ci-dessous.

5. La liste des rencontres (10 min). Dates et lieux pour la saison prochaine, ou au moins la forme qu'elle prendra. Également couvert ci-dessous.

6. Les officiers (10 min). Qui fait quoi l'année prochaine.

7. Questions diverses (5 min). Limite cela. "Questions diverses" est l'endroit où les réunions vont mourir — prends des éléments à l'avance pour savoir ce qui arrive, et mets de côté tout ce qui nécessite une réflexion réelle pour le comité plutôt que de le résoudre en direct à 21h40.

Les décisions qui valent vraiment la peine d'être prises

Trois choses nécessitent une décision lors de l'AG. Tout le reste peut être délégué.

Cotisations et frais d'inscription

Quelqu'un doit dire à voix haute ce que coûte l'adhésion l'année prochaine et ce qu'un jour typique coûtera en plus. Si tu augmentes l'un ou l'autre, explique pourquoi — "les frais de green ont augmenté d'environ huit pour cent et nous avons maintenu les cotisations à plat pendant trois ans" est un argument ; "nous augmentons de dix euros" est une annonce qui génère une dispute.

Deux chiffres, gardés séparés : la cotisation annuelle (ce que coûte l'adhésion, que tu joues ou non) et le frais d'inscription par événement (ce que coûte une journée). Les confondre est la façon dont les sociétés finissent par subventionner les personnes qui jouent deux fois par an au détriment de celles qui jouent douze fois.

Un guide plus complet sur la fixation des cotisations et des frais d'inscription de la société arrive — l'AG est l'endroit où le chiffre est convenu, pas où il est élaboré à partir de zéro. Apporte une proposition.

La liste des rencontres

Tu n'as pas besoin de chaque date et lieu fixés lors de l'AG. Tu as besoin d'un accord sur la forme : combien d'événements, à peu près quand, quel mélange de rencontres à domicile et à l'extérieur, et si le voyage à l'extérieur a lieu.

Ce qu'il faut régler dans la salle : le nombre de rencontres, le mois de chacune, le voyage à l'extérieur en principe et à peu près ce que cela coûtera. Ce qu'il faut laisser au comité : dates exactes, quels parcours, qui réserve quoi. Essayer de choisir des lieux par vote en comité dans un bar est la façon dont tu finis dans un parcours que personne ne voulait à un prix que personne n'a vérifié.

Officiers

Trois rôles couvrent la plupart des sociétés : quelqu'un qui la dirige, quelqu'un qui gère l'argent, et quelqu'un qui organise le golf. Capitaine, trésorier, secrétaire — ou peu importe comment tu les appelles. Les sociétés plus grandes ajoutent un secrétaire de handicap ou un organisateur de voyages.

Demande explicitement si chaque personne est prête à continuer. Le mode d'échec ici est silencieux : le secrétaire qui est discrètement fatigué depuis un an ne démissionne pas, il devient juste plus lent à répondre, et en avril, personne ne sait qui réserve le jour de juin. Une question directe lors de l'AG — "es-tu heureux de continuer ?" — leur donne une sortie gracieuse et te donne huit mois pour trouver un remplaçant au lieu de huit jours.

Si un rôle change de mains, passe les choses réelles : la liste des membres, l'accès à la banque, le login à tout ce que tu utilises pour gérer la société, les contacts du club. Un transfert qui consiste à dire "tout est dans mon email" n'est pas un transfert.

Les membres, les rencontres, les résultats et les classements vivant au même endroit plutôt que dans la boîte de réception d'une personne est ce qui rend un transfert survivable. Society Caddie détient tout cela, et le nouveau secrétaire obtient un accès plutôt qu'un projet d'archéologie.

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Écris-le, puis envoie-le

Quelqu'un prend des notes. Pas un compte rendu — juste les décisions, qui les a proposées, et le résultat de tout vote. "Cotisations maintenues à 25 £. Proposé par le trésorier, adopté à l'unanimité." Quatre lignes de décisions valent mieux que quatre pages de discussions.

Envoie les notes à chaque membre, pas seulement à ceux qui ont assisté. Les personnes qui ne sont pas venues sont celles qui ont le plus besoin de savoir ce qui a été décidé, et une société où les décisions sont communiquées est une société où moins de gens ont l'impression que des choses leur sont imposées.

Ensuite, mets les dates quelque part où les membres peuvent les voir sans demander. Une liste de rencontres qui vit dans le tableur d'une personne est une liste qui génère quarante messages "quand est le prochain ?" entre maintenant et avril.

Une note sur la formalité

Les sociétés de golf se situent sur un spectre. À une extrémité, douze amis qui jouent quatre fois par an et règlent tout dans un sondage WhatsApp. À l'autre, une centaine de membres, une constitution, un bras caritatif et un véritable ensemble de comptes.

Adapte la formalité à la taille. Une société de douze personnes tenant une AG avec motion et second est du théâtre. Une société de cent membres réglant ses cotisations dans un groupe de discussion demande un conflit qu'elle ne peut pas résoudre, car il n'y a pas de compte rendu convenu de ce qui a été décidé ou qui y a consenti.

Le seuil approximatif est l'argent et la mémoire. Une fois qu'il y a suffisamment d'argent en jeu pour que quelqu'un puisse raisonnablement demander où il est allé, ou suffisamment de membres pour que tout le monde ne soit pas dans la salle, tu veux des règles écrites et des décisions enregistrées. En dessous de cela, garde-le léger.

Que faire ensuite

Fixe la date maintenant, avant que l'élan de la saison ne s'estompe. Envoie l'avis deux semaines à l'avance avec l'ordre du jour en pièce jointe et les comptes circulés. Apporte une proposition sur les cotisations plutôt qu'une question ouverte. Demande à chaque officier directement s'il continue. Écris les décisions et envoie-les à tout le monde.

Ensuite, la prochaine chose est la liste des rencontres — et c'est la pièce qui décide si la saison prochaine s'organise d'elle-même ou se fait dans la panique chaque mois.

Tout ce qu'une AG décide — membres, cotisations, rencontres, résultats et les classements de saison qui en découlent — est ce pour quoi Society Caddie a été conçu pour tout conserver au même endroit. Crée ta société, mets les rencontres de la saison prochaine, et partage un lien pour que les membres puissent s'inscrire et payer eux-mêmes. Le scoring du jour fonctionne sur Caddie Live, et chaque résultat s'intègre dans les classements sans que personne n'ait à mettre à jour un tableur. C'est gratuit tant que nous sommes en version bêta.

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