organiser · 29. September 2026 · Von Simon Berriman, Gründer von Caddie Live

Die Hauptversammlung der Golfgesellschaft: Tagesordnung, Rollen und was tatsächlich entschieden werden muss

Die Hauptversammlung der Golfgesellschaft: Tagesordnung, Rollen und was tatsächlich entschieden werden muss

Die meisten Hauptversammlungen der Golfgesellschaften sind entweder das eine oder das andere. Entweder kommt niemand und drei Personen treffen alle Entscheidungen in einer Bar, oder alle kommen und zwei Stunden verschwinden in einer Diskussion darüber, ob der Ausflug im Mai oder Juni stattfinden soll.

Beides ist vermeidbar. Eine Hauptversammlung hat eine klare Aufgabe: die gerade beendete Saison abzuschließen, die wenigen Entscheidungen zu treffen, die die nächste Saison prägen, und sicherzustellen, dass die Personen, die die Arbeit machen, zugestimmt haben, weiterzumachen. Eine Stunde ist ausreichend, wenn Sie wissen, welche Entscheidungen Sie treffen müssen.

Dieser Leitfaden ist die Ablaufplanung. Wenn Sie eine Gesellschaft gründen und nicht leiten, beginnen Sie mit unserem kompletten Leitfaden zur Gründung einer Golfgesellschaft — die Hauptversammlung kommt später.

Wann man sie abhalten sollte

Von Ende Oktober bis Anfang Dezember, nachdem die letzte Runde der Saison gespielt wurde und bevor jemand seine Frühlingsferien bucht.

Dieser Zeitpunkt ist nicht willkürlich. Die Entscheidungen, die Sie auf der Hauptversammlung treffen — Beiträge, Termine, Veranstaltungsorte — müssen getroffen werden, bevor die Mitglieder ihr Jahr anderswo festlegen. Eine Hauptversammlung im Februar ist zu spät: die beliebten Plätze sind ausgebucht, die guten Termine sind vergeben, und Sie verbringen die Saison damit, sich um Entscheidungen zu winden, die Sie nicht treffen konnten. Halten Sie sie ab, solange die Saison frisch genug ist, um ehrlich zu überprüfen, und früh genug, um zu handeln.

Koppeln Sie sie mit etwas anderem. Eine Hauptversammlung, die an das Ende der Präsentationsnacht angehängt wird, hat dreimal so viele Teilnehmer wie eine, die allein angesetzt ist, weil die Leute bereits im Raum sind.

Wer dort sein muss

Jedes zahlende Mitglied hat das Recht, teilzunehmen. In der Praxis werden Sie irgendwo zwischen einem Drittel und der Hälfte von ihnen bekommen, und das ist in Ordnung — entscheidend ist, dass die Sitzung ordnungsgemäß angekündigt und offen war, nicht dass jeder gekommen ist.

Geben Sie mindestens zwei Wochen im Voraus Bescheid, schriftlich, mit der angehängten Tagesordnung. „Schriftlich“ bedeutet den Kanal, den Ihre Mitglieder tatsächlich lesen; für die meisten Gesellschaften ist das E-Mail plus eine Nachricht im Gruppenchat. Die Frist ist weniger eine Formalität als ein Fairnesspunkt: Niemand sollte sagen können, dass eine Entscheidung durchgewunken wurde, während er nicht hinsah.

Setzen Sie ein Quorum in Ihren Regeln fest — die Mindestanzahl, die anwesend sein muss, damit Entscheidungen bindend sind. Ein Drittel der Mitglieder oder zehn Personen, je nachdem, was kleiner ist, funktioniert für die meisten Gesellschaften. Ohne eines können vier Personen in einer Bar die Beiträge für vierzig erhöhen.

Die Tagesordnung

Hier ist eine Reihenfolge, die funktioniert, mit groben Zeitangaben für eine einstündige Sitzung.

1. Entschuldigungen und Protokoll des letzten Jahres (5 Min). Wer hat sich entschuldigt, und gibt es Einwände gegen das Protokoll der letzten Sitzung? Dies ist eine Formalität und sollte auch so behandelt werden.

2. Der Rückblick des Captains auf die Saison (10 Min). Was ist passiert, was lief gut, was nicht. Halten Sie es ehrlich — ein Rückblick, der sagt, dass alles wunderbar war, lehrt niemanden etwas. Nennen Sie die Dinge, die behoben werden müssen: der Veranstaltungsort, der Ihnen nicht gefallen hat, das Format, das niemand genossen hat, der Tag, der Geld verloren hat.

3. Die Finanzen (10 Min). Was kam rein, was ging raus, was ist jetzt auf dem Konto. Verteilen Sie die Zahlen vor der Sitzung, damit die Leute sie richtig lesen können, anstatt auf einen Projektor zu starren. Der Schatzmeister sollte drei Fragen beantworten können: Sind wir zahlungsfähig, hat eine Veranstaltung Geld verloren, und was halten wir für die nächste Saison?

4. Beiträge und Teilnahmegebühren für die nächste Saison (10 Min). Die Entscheidung, die am wahrscheinlichsten Diskussionen auslöst, also geben Sie ihr die nötige Zeit. Im Detail weiter unten behandelt.

5. Der Veranstaltungskalender (10 Min). Termine und Veranstaltungsorte für die nächste Saison oder zumindest die grobe Planung. Auch weiter unten behandelt.

6. Ämter (10 Min). Wer macht was im nächsten Jahr.

7. Verschiedenes (5 Min). Begrenzen Sie es. „Verschiedenes“ ist der Ort, an dem Sitzungen sterben — nehmen Sie Punkte im Voraus auf, damit Sie wissen, was kommt, und parken Sie alles, was echte Überlegungen erfordert, für den Ausschuss, anstatt es live um 21:40 Uhr zu lösen.

Die Entscheidungen, die tatsächlich getroffen werden müssen

Drei Dinge müssen auf der Hauptversammlung entschieden werden. Alles andere kann delegiert werden.

Beiträge und Teilnahmegebühren

Jemand muss laut sagen, was es kostet, im nächsten Jahr Mitglied zu sein und was ein typischer Tag zusätzlich kosten wird. Wenn Sie einen der beiden Beträge erhöhen, sagen Sie warum — „die Greenfees sind um etwa acht Prozent gestiegen und wir haben die Beiträge drei Jahre lang stabil gehalten“ ist ein Argument; „wir erhöhen es um zehn Euro“ ist eine Ankündigung, die eine Diskussion auslöst.

Zwei Zahlen, getrennt gehalten: der jährliche Beitrag (was die Mitgliedschaft kostet, ob Sie spielen oder nicht) und die Teilnahmegebühr pro Veranstaltung (was ein Tag kostet). Diese zu vermischen, führt dazu, dass Gesellschaften die Personen subventionieren, die zweimal im Jahr spielen, auf Kosten derjenigen, die zwölfmal spielen.

Ein ausführlicher Leitfaden zur Festlegung von Gesellschaftsbeiträgen und Teilnahmegebühren kommt — die Hauptversammlung ist der Ort, an dem die Zahl beschlossen wird, nicht der, an dem sie von Grund auf erarbeitet wird. Bringen Sie einen Vorschlag mit.

Der Veranstaltungskalender

Sie müssen nicht jedes Datum und jeden Veranstaltungsort auf der Hauptversammlung festlegen. Sie benötigen eine Einigung über die Struktur: wie viele Veranstaltungen, ungefähr wann, welche Mischung aus Heim- und Auswärtsspielen und ob der Ausflug stattfindet.

Was im Raum geklärt werden muss: die Anzahl der Veranstaltungen, der Monat jeder Veranstaltung, der Ausflug im Prinzip und ungefähr, was er kosten wird. Was dem Ausschuss überlassen werden sollte: genaue Daten, welche Plätze, wer was bucht. Zu versuchen, Veranstaltungsorte per Abstimmung im Ausschuss in einer Bar auszuwählen, führt dazu, dass Sie an einem Platz landen, den niemand wollte, zu einem Preis, den niemand überprüft hat.

Ämter

Drei Rollen decken die meisten Gesellschaften ab: jemand, der sie leitet, jemand, der das Geld verwaltet, und jemand, der das Golf organisiert. Captain, Schatzmeister, Sekretär — oder wie auch immer Sie sie nennen. Größere Gesellschaften fügen einen Handicap-Sekretär oder einen Reiseorganisator hinzu.

Fragen Sie ausdrücklich, ob jede Person bereit ist, weiterzumachen. Der Fehler hier ist still: der Sekretär, der seit einem Jahr still unzufrieden ist, tritt nicht zurück, sondern wird einfach langsamer beim Antworten, und bis April weiß niemand, wer den Juni-Tag bucht. Eine direkte Frage auf der Hauptversammlung — „Sind Sie bereit, weiterzumachen?“ — gibt ihnen einen eleganten Ausstieg und gibt Ihnen acht Monate Zeit, um einen Ersatz zu finden, anstatt acht Tage.

Wenn eine Rolle wechselt, übergeben Sie die tatsächlichen Dinge: die Mitgliederliste, den Bankzugang, das Login für das, was Sie zur Verwaltung der Gesellschaft verwenden, die Kontakte im Club. Eine Übergabe, die aus „es steht alles in meiner E-Mail“ besteht, ist keine Übergabe.

Mitglieder, Veranstaltungen, Ergebnisse und Ranglisten, die an einem Ort leben, anstatt in einem Posteingang einer Person, machen eine Übergabe überlebensfähig. Society Caddie hält all dies, und der neue Sekretär erhält Zugang, anstatt ein Archäologieprojekt zu starten.

[Starten Sie Ihre Gesellschaft kostenlos →]

Schreiben Sie es auf, und senden Sie es dann aus

Jemand macht Notizen. Kein Protokoll — nur die Entscheidungen, wer sie vorgeschlagen hat und das Ergebnis jeder Abstimmung. „Beiträge bleiben bei 25 £. Vorgeschlagen vom Schatzmeister, einstimmig angenommen.“ Vier Zeilen von Entscheidungen sind besser als vier Seiten Diskussion.

Senden Sie die Notizen an jedes Mitglied, nicht nur an die, die teilgenommen haben. Die Personen, die nicht gekommen sind, sind die, die am meisten wissen müssen, was entschieden wurde, und eine Gesellschaft, in der Entscheidungen kommuniziert werden, ist eine Gesellschaft, in der weniger Menschen das Gefühl haben, dass Dinge mit ihnen gemacht werden.

Setzen Sie die Daten dann an einen Ort, an dem die Mitglieder sie sehen können, ohne fragen zu müssen. Ein Veranstaltungskalender, der in der Tabelle einer Person lebt, ist ein Veranstaltungskalender, der vierzig „Wann ist die nächste?“ Nachrichten zwischen jetzt und April generiert.

Eine Anmerkung zur Formalität

Golfgesellschaften befinden sich auf einem Spektrum. Am einen Ende zwölf Freunde, die viermal im Jahr spielen und alles in einer WhatsApp-Umfrage klären. Am anderen Ende hundert Mitglieder, eine Satzung, einen Wohltätigkeitszweig und eine ordentliche Buchführung.

Passen Sie die Formalität an die Größe an. Eine Gesellschaft mit zwölf Personen, die eine Hauptversammlung mit Antrag und Unterstützer abhält, ist Schauspielerei. Eine Gesellschaft mit hundert Mitgliedern, die ihre Beiträge im Gruppenchat festlegt, fordert einen Streit heraus, den sie nicht lösen kann, weil es keinen vereinbarten Nachweis darüber gibt, was entschieden wurde oder wer dem zugestimmt hat.

Die grobe Schwelle ist Geld und Gedächtnis. Sobald genug Geld bewegt wird, dass jemand vernünftigerweise fragen könnte, wo es hingegangen ist, oder genug Mitglieder vorhanden sind, dass nicht jeder im Raum war, möchten Sie schriftliche Regeln und dokumentierte Entscheidungen. Darunter halten Sie es leicht.

Was als Nächstes zu tun ist

Setzen Sie jetzt das Datum fest, bevor der Schwung der Saison nachlässt. Senden Sie die Mitteilung zwei Wochen im Voraus mit der angehängten Tagesordnung und den verteilten Finanzen. Bringen Sie einen Vorschlag zu den Beiträgen mit, anstatt eine offene Frage zu stellen. Fragen Sie jeden Offizier direkt, ob er weitermacht. Schreiben Sie die Entscheidungen auf und senden Sie sie an alle.

Das nächste, was ansteht, ist der Veranstaltungskalender — und das ist das Stück, das entscheidet, ob die nächste Saison von selbst läuft oder jeden Monat in Panik organisiert wird.

Alles, was eine Hauptversammlung entscheidet — Mitglieder, Beiträge, Veranstaltungen, Ergebnisse und die Saisonranglisten, die daraus hervorgehen — ist das, wofür Society Caddie geschaffen wurde, um alles an einem Ort zu halten. Gründen Sie Ihre Gesellschaft, tragen Sie die Veranstaltungen der nächsten Saison ein und teilen Sie einen Link, damit sich die Mitglieder selbst registrieren und bezahlen können. Die Wertung am Tag läuft über Caddie Live, und jedes Ergebnis fließt in die Rangliste ein, ohne dass jemand eine Tabelle aktualisieren muss. Es ist kostenlos, solange wir in der Beta-Phase sind.

[Starten Sie Ihre Gesellschaft kostenlos →]